非营利组织的财务管理里面, 它的核心目标其实就只有一句话, 确保每一笔资金能够来源可追溯, 用途合规定, 去向可公开, 下面这7个技巧会把预算到审计这样一个全流程都给覆盖住, 而且是可以直接落地去执行的。
技巧一：建立年度预算框架
每年12月之前, 要完成下年度预算的编制工作。要把所有的收入和支出, 按照“项目-科目-月份”这种三级结构进行拆分。对于预算偏差率超过百分之15的科目, 必须在每一个季度的最后时刻, 提交书面的说明材料。凡是没有得到批准的预算项目, 一律不得启动支出行为, 这一点就是保障资金安全的第一道闸口。
技巧二：收入分类独立核算
必须把收入这一块明确地分成两个部分一个是限定性收入, 这个部分包含了那些指望着特定用途去进行捐赠的钱项, 或者说是专项的一些拨款款项；另外一个是非限定性收入, 这部分的内容主要包括了自己手头的自有资金, 以及比较一般性质的服务费用收费等等事项。
对于这两类资金的运作过程来说, 要实施分开账户来进行管理的要求或者是去建立辅助账目的方式来加以核算管理, 在操作过程中绝对禁止发生互相混用的违规现象。特别是对于那些属于限定性范围之内的收入资金, 在其具体的使用目的没有被正式解除限制约束之前, 是不允许被挪用到其他方面的事情上面去的。
技巧三：三级支出审批制度
为了让大家现在人直接看懂, 先把那个明确的金额阈值设定好。对于单笔金额不到五千元的支出, 交给部门负责人的审批去处理。如果是五千元到五万元的支出范围, 就需要由财务负责人进行审批操作。
当数额超过万元的大额时, 也就是五万元以上的情况, 得让理事会或者执行主任来审批。所有的开支花费都必须附带符合规定的发票内容。要是看到白条子或者仅仅是口头进行的承诺说法, 这种情况一律不能拿去报销费用的。
技巧四：保持3个月流动储备
账户里的余额需要始终保持充足, 要能够覆盖未来三个月之内那些必须支付的开支, 比如支付给员工的薪酬以及在场地方面产生的租金。
如果在实际运行中发现账户余额的数值下降了, 降到了预警线以下的那个水平, 那么这时候就应该暂停执行那些不必要的项目支出行为, 把资源集中起来, 用来优先保证核心业务的正常运营状态。
在涉及到资金调配和调度的时候，必须要提前制定出一份书面的具体计划出来, 以此来避免在遇到紧急情况时才去临时找钱进行拆借操作的这种行为。
技巧五：捐赠资金专项台账
对于每一笔捐赠, 不管是金额大也好, 还是金额小也好, 都应当登记进入专项台账中, 在台账里面记录下捐赠方的名字, 记录下到账的时间, 限定好的用途是什么, 以及剩余金额是多少的情况, 当捐赠方明确指定的那个项目完成了以后, 如果还有剩下没花完的钱, 也就是结余资金, 必须得到捐赠方书面上的同意之后, 才能对这些钱的用途进行调整, 关于这个台账, 需要每一个季度与银行的流水记录进行一次核对。
技巧六：定期财务信息公开
至少每半年都要向理事会、捐赠方以及主管部门提交一份简版的财务报告, 这份报告里面要包含收支明细、项目执行进度还有资金结余这些内容。信息公开能够起到降低信任成本的作用, 同时也是维护捐赠意愿最有效的手段之一。
技巧七：年度审计与合规自查
每年委托具备资质的第三方会计师事务所进行独立审计, 审计报告须在次年4月30日前完成, 同时按《民间非营利组织会计制度》逐项自查, 确保会计科目、税务申报、社保缴纳均合规。
前面的这七种方法, 共同组成了非营利组织进行财务管理时候的一个完整的过程。建议大家每年都组织一次让所有员工都参加的财务制度培训, 这样才能让相关的规定变成大家平时工作的习惯。
关于更多的非营利组织财务合规方面的具体细节以及实际的案例, 可以参考相关财务管理平台上面发布的公开材料, 也就是网址www.lingheal.com的那个网站, 能够获取最新的政策解读和操作上的引导说明。
