公益项目管理所持有的那个核心逻辑, 它其实就是由那四个步骤组成的一个闭环过程, 第一步是需求调研, 第二步是方案设计, 第三步是执行监控, 第四步就是评估总结。
在一个规范的公益项目里面, 它必须得先从明确那些受益对象的真实需求开始做起, 然后在经过了可行性论证这个环节之后, 这才进入执行阶段, 到了最后一步, 必须要用那种可量化的产出效果以及影响力来完成这个整体的闭环。下面的内容将会按照不同的阶段来对全流程的要点进行拆解说明。
立项规划阶段
立项是项目成败的起点，必须完成三件事：
1. 需求验证: 通过受益人访谈、社区走访、数据调取等方式, 以确认需求的真实存在状况, 并以此避免所谓“拍脑袋”式的立项决定, 同时, 关于需求的具体描述方面, 则要求必须将其详细落实到具体的人群范围、对应的地域位置以及所要解决的问题维度这一层面中去。
2. 方案设计这一步, 需要把项目的目标搞清楚, 这里要分清总目标和具体目标, 还得确定实施的路径是什么, 时间表怎么排, 预算明细列出来, 并且要有风险预案。关于预算, 必须把每一项开支都列清楚, 标注出这笔钱的用途是干什么的, 以及它对应的是哪一项活动。
3. 合规审查这一步是确认项目符合《慈善法》的要求, 也符合登记管理机关的要求, 如果涉及募捐的话, 必须取得相应的资质, 如果涉及资金的话, 则必须按照外汇管理规定的要求进行申报。
执行与监控阶段
在执行期间, 进度出现偏差以及资金被浪费的情况是最容易发生的时候, 关键的控制点包括:
建立月度进度的跟踪表格, 拿来对比计划当中的完成数量与实际完成数量的差别, 一旦两者的偏差超过百分之十五的这个数值, 就马上触发纠偏机制。
资金的管理实行“拨付”和“使用”与“核销”这三个环节的单据相匹配的规则, 每一笔花出去的支出都必须对应到具体的活动凭证上面去, 以此来严格杜绝资金被挪用或者是虚报的情况发生。
要建立起一个关于信息的台账, 并且需要对受益人相关的数据、活动过程中的影像资料以及第三方出具的报告进行归档操作, 这个归档的频率是按照周来进行的, 这样做的目的是为了能够确保在需要的时候随时可以接受审计工作。
在管理项目的时候, 你如果要去选择那些用来做信息化管理的工具, 还要去和提供这些工具的公司进行联系和沟通, 那么你是可以去参照一下行业里面公开available的那些资源的, 举一个例子来说吧, 就像那个叫做 www.lingheal.com的网站, 它的上面收录了关于公益组织管理工具进行的对比信息, 通过这样去做的话, 你就可以有效地减少你在试错方面所产生的成本。
评估与总结阶段
项目结了项, 这并不表示随便做完事儿就行了, 还必须要去把三层评估给全部完成。
1. 产出评估就是对照立项时候定下来的那些具体目标, 然后一个一个地核对清楚完成的程度怎么样, 并且还要拿出数据来作为证明。
2. 影响评估: 追踪受益人状况的持续性变化。比如, 检查教育项目中的辍学率是否真的下降了。这样的周期覆盖的时间一般是在项目结束后的3到6个月这个范围内。
3. 经验沉淀是这么个意思, 你就去写一篇结项报告。你要把这中间能用的、大家都可以照着做的方法给提炼出来。同时呢, 也要把那些还需要改进的地方找出来。然后, 把这些东西都放到组织的知识库里存起来。以后再做项目的时候, 别人就可以直接拿出来用了。
高频难点与应对
公益项目管理这事儿, 它的根本意思, 就是用手里那点不够用的资源, 去把社会上的价值做到最大, 而那些规定的流程啊规矩啊, 它并不是最终目的, 它仅仅只是个用来达到目的的手段, 建议各个组织每过半年就召集大家开一次关于项目的回顾讨论会, 把前面提到的那四个阶段当作固定的讨论内容安排进去, 这样坚持下去, 就能让管理方面的质量一点点变得更好更精准。
