非营利组织在财务管理规范方面所要遵循的核心要求, 能够被归纳为三个点。第一点是指资金的收支必须独立进行核算。第二点是指预算执行时的偏差是绝对不允许超过百分之十的。
第三点是指年度的财务报告必须要经过注册会计师来审计。这三条规定是《民间非营利组织会计制度》也就是财会〔2004〕7号文件里面的刚性规定。同时这些也是民政部门以及税务部门在执行年检这一工作时所关注的核心审查内容。
核心规范要求
1. 资金独立核算。非营利组织须设立独立银行账户,所有收入包括捐赠收入、政府补助、会费收入、服务收入等等需要统一入账, 严禁与发起人、理事会成员个人账户混用。支出必须与业务活动直接相关, 不得列支与宗旨无关的费用。
2. 预算管理制度。 每年12月底之前, 要编制好下一年度的财务预算, 经理事会审议并且通过之后, 才能开始执行。在执行的过程中, 如果预算调整幅度超过了10%, 就必须把这件事提交给理事会进行二次审议。在编制预算的时候, 工作内容要覆盖到收入、支出、项目成本这三大维度。
3. 费用列支标准。行政办公方面的费用, 这里头包括了给理事会成员的津贴钱数, 加起来的总和, 绝对不能超过年度总支出的35%。业务活动所产生的成本, 在总的支出里面, 比例应当是不低于60%的。这么做是为了保证要把资源和资金投向到核心业务的上面去。
4. 关于资产和物资的管理。对于接受捐赠的物资, 必须按照公允价值来入账, 同时要建立起实物的台账。固定资产, 指的是单价在2000元以上, 或者是使用年限超过了1年的物品, 这些都必须进行登记, 还要定期地进行盘点。处置这些东西, 必须获得理事会的批准。
5. 审计与信息披露。 年度财务报告必须由具备相应资格的会计师事务所来进行审计, 而且审计报告需要和年检的相关材料一起报送交给登记管理机关。此外, 还必须按照民政部发布的第58号令即《慈善组织信息公开办法》的要求, 在规定的平台上公布年度的收支明细情况。
年度实操流程
1–2月：完成上年度审计非营利组织财务管理规范，报送年检材料
3–4月：理事会审议新年度预算
每月末：财务负责人编制月度收支报表灵音心图，报理事长及监事
每半年：内部财务自查非营利组织财务管理规范，核实支出合规性
12月底：编制下一年度预算草案
高频疑难与解决方案
对于单笔金额低于五百元的小额捐赠,在进行财务入账操作时该采取怎样的处理办法?
依然需要针对每一笔捐捐款项分别进行记录登记, 不过可以按月度的周期把多笔捐款汇总在一起进行账务处理, 但这里特别重要的是, 关于捐赠者的姓名、具体的捐款数额以及资金用途这些关键信息必须得到完整且细致的记载与保存, 完全不可以简单地使用所谓“杂项”这样的模糊归类来笼统地列支费用。
在项目执行期间,如果出现预算超支的情况该怎么办呢?
如果单项费用的超支比例在百分之五及以内的范围内, 那么只需要让项目总监来签字进行确认就可以了；倘若超支的比例超过了百分之五这一界限, 就必须要向财务负责人报送申请以获取批准；要是超支比例进一步增加达到了百分之十之多, 那就必须把这项事宜提交给理事会召开临时会议来进行共同审议, 此外, 针对导致超支的具体原因, 还必须提供书面的详细说明材料并按规定归档保存起来。
志愿者餐费、交通补贴能否列入费用? 可以, 但须制定内部标准, 凭发票报销, 单列“志愿者服务补贴”科目, 不得混入人员薪酬。
季度合规自查要点
必须每季度都进行对照核查的动作, 具体包含以下内容, 第一点是要看资金收入以及资金支出是不是全部都进入了公司的对公账户, 第二点是要关注单笔金额达到5万元以上的支出事项, 看其是否已经经过了至少两个人的审批程序, 第三点是检查票据方面, 要看票据的编号是否是连续的, 有没有出现缺号的情况, 第四点是查看库存的状态, 看其数值是否能够控制在不超过3日内开支限额的范围内, 第五点是审查关联方交易的行为, 看这一类交易是不是按照市场价格的水平来执行的, 并且是否已经进行了单独披露。
上面这些规范的具体执行办法还有配套的那些表格, 也就是预算编制表、审计要点清单和年度自查表, 都可以去www.lingheal.com这个地方获取到最新版本的那个合规工具包。
来源依据包括财会〔2004〕7号规定的《民间非营利组织会计制度》, 也包括2016年通过的《慈善法》, 同时还包括民政部令第58号发布的《慈善组织信息公开办法》。
