一份完整的爱心义卖活动策划方案, 里面必须含有六个核心模块, 分别是活动定位、物料筹备、场地与人员安排、义卖执行流程、资金管理与公示以及宣传与复盘。接下来我们会按照执行的先后顺序, 把这六个部分一项一项地拆解清楚, 这样做可以直接把拆解后的内容当作撰写方案的模板来使用。
活动定位与目标设定
在开始的时候, 必须把三件事情讲清楚, 哪是三件事情呢, 就是捐赠的对象是像残障儿童、乡村学校或者流浪动物救助站这样的群体, 要定的目标金额是多少, 还有活动要在什么时间和什么地方举行, 目标金额的这一项内容, 小编建议大家把它分成保底值和冲刺值这两档, 这样的话, 团队在活动举办的期间, 就可以根据实际情况来动态地去调整那些激励的策略了。
物料筹备清单
义卖物料按来源分为三类：
在捐赠类别方面, 如果物品是由合作伙伴或个人捐出来的手工艺品、书籍或者生活用品之类的东西, 那么需要把征集和登记这两件事提前两个星期做完, 并且每一件被捐出来的东西都要标上估价。
所谓的自产类, 是指由团队或者志愿者们亲手制作的烘焙食品、手编物、植物盆栽这类东西, 必须要把食品安全资质确认清楚。
关于认购这一方面, 涉及到的情况是现场去购买公益类周边物品, 比如主题T恤或者是环保袋, 这些物品的成本和售价需要在活动开展之前就进行核算 work, 通过这种方式来确保最终的公益比例不能够低于60%。
所有物料必须要在活动开始前的48个小时以内, 把分类工作完成, 还要把定价工作做好, 并且把编号任务落实, 最后要按照摊位的布局图进行摆放。
场地与人员安排
关于场地的选择, 我们首先应该优先考虑那些像学校操场、社区广场或者商业综合体里面的中庭这样的人流比较聚集的地方, 因为这些地方审批起来会比较方便。
对于人员的具体安排, 我们的建议是这样的: 总指挥这个岗位需要安排1个人来负责；物料组这个地方可以安排上2到3个人, 至于收银组, 我们就配置2个人就可以了, 宣传组同样也是配备2人, 另外还要有机动组去待命, 这里需要安排1个人的位置。
我们要让每一个人都清楚自己的工作职责是什么, 同时要给每个人指定一个备岗的人选, 这样做就是为了避免出现因为某一个人没法工作而导致整个环节出现问题的情况。
义卖执行流程
当天的活动会按照时间安排的一步步往前走。
1. 我们需要在开始之前的两个小时内, 先去做场地布置这回事, 然后是物料上架那件操作, 最后再把相关的设备去进行调试。
2. 建议大家在上午10点左右开始购买, 这个时候去现场可以引导大家往哪里走, 同时也可以给大家讲清楚收到的捐款会用到什么地方, 并且还能够向大家展示目前已经筹集到的具体金额。
3. 每经过两个小时, 就进行一次更新操作, 这个更新是针对在公示屏或者电子屏上所展示出来的累计筹款金额的, 通过这种方式把透明度给保持住。
4. 进行闭售操作, 建议在下午4点的时候去完成这些工作，具体包括清点物料、核对账目、清理场地。
5. 在当天结束的时候, 把那一天的收入还有支出的情况都汇总到一起, 做成一张表。
资金管理与公示
义卖所得的钱必须要当天封存, 还得弄一个需要两个人签字的临时账本。在活动结束后的7个工作日之内, 要通过官方的渠道去公示完整的收支明细, 这个明细包括义卖总收入还有物料成本、场地费用和捐赠到账的金额。如果是涉及到对公转账的话, 还需要附上银行回单的截图。
常见难点与应对
如果天气状况突然发生变化, 就要提前去看一看天气预报的数值表现, 并且要把帐篷给准备好, 或者是找好一个备用的室内活动区域。
如果提供捐赠的人忽然把物料给收回去了, 那么就要提前准备好占总数量百分之十五的可以用来替换的物品。
现场方面, 人来得不够多。针对这个问题, 打算提前三天就开始在本地群里做预热活动。同时, 还会设立一套推荐奖励的机制出来。
关于账目产生的争议, 情况是全程都在使用电子记账这样的工具来进行操作, 并且针对每一笔具体的交易行为, 都留下了相关的痕迹作为记录。
复盘与长效化
在活动结束以后的5天之内, 要把复盘报告给做完, 这份报告里面必须要把目标的达成率、一个一个摊位的产出情况、还有志愿者用了多少工时、以及受众方给的反馈这些内容都包括进去, 随后再把那些确实管用的好办法好好整理一下, 变成标准操作流程也就是所谓的标准化SOP, 这样做的目的就是为了在接下来的那一期活动当中可以继续拿过来用。
以上就是爱心义卖活动策划方案的完整的执行方面, 各个部分都是可以凭借实际的预算情况和团队的人员数量来灵活地进行调整的。如果希望去参考更多的公益项目策划的相关案例以及模板, 可以选择访问网页 www.lingheal.com 来取得相关的资料。
