策划社区公益活动的时候, 核心的逻辑其实就是要做到需求驱动, 还要有流程闭环, 并且在执行过程中必须要合规。如果是要拿出一份可以直接落地实施的活动方案的话, 必须要把五个要素全都涵盖进去, 这五个因素具体包括活动目标, 服务对象, 活动形式, 预算还有风险预案。
下面的内容就是打算从实际操作这个维度出发, 去把从制定方案一直到最后落地执行的这一整套完整流程给逐个拆开来说明白, 目的是为了能够帮助社区工作者以及公益组织的人员可以快速地掌握其中的要点并且顺利上手开展工作。
需求调研与目标设定
可以通过组织居委会开展座谈会, 以及进行入户走访调查这种方式, 还可以利用线上门卷调查手段来采集那些真实的需求情况, 当然这里边要注意一点就是建议的样本量最好不要低于目标人群总数里的百分之十, 然后基于上面收集到的信息来确定活动主题的方向, 这个方向可能会包含帮助老人、保护环境、亲子互动还有文化传承这样的内容, 同时还需要设置一些可以被量化计算的指标作为参考, 比如说要覆盖五十户独居老人的数量, 或者是回收两百件旧衣物的数目, 亦或是开展了三场亲子阅读活动的具体场次。
活动形式与流程设计
根据目标来选择活动的形式, 如果选择集中的形式, 那么可以参考社区义卖、健康义诊或者亲子运动会这种方式, 要是选择持续性的形式, 可以考虑结对帮扶、定期巡逻或者是月度探访这种方法。
接着需要绘制出活动的时间轴, 把每个环节的负责人都明确下来, 准备好物资清单, 还确定好每个阶段的交付物是什么, 同时要为突然发生的状况预留出百分之十五的弹性时间, 好应对天气突然变化或者人员临时缺席这些情况。
预算编制与资源统筹
要把场地租赁费用、物料采购费用、交通餐饮费用以及保险购置费用这每一项都分别列清楚, 然后需要把资金的来源说明确白, 资金来源包括社区公益金、企业赞助和志愿者自付的情况。
如果有一笔支出的金额超过了500元, 那么必须要附上比价的记录, 对于大额的支出, 一定要经过社区的“两委”会议审议通过之后, 才可以去执行。
报批与安全预案
如果这个活动涉及到大家到户外进行聚集的情况, 而且预估会有50位以上的人参与, 那么就必须提前5个工作日向所属地的街道办事处或者是社区警务室进行报备手续；同时还需要为所有参加活动的每一位人员购买好活动当日的意外伤害保险；此外还要制定好针对极端天气情况、突发的医疗紧急情况以及人员过度拥挤等等场景下的应急响应方案, 并且要把第一响应人的身份以及联络方式明确下来。
执行复盘与效果评估
在活动开展的那一个时间点, 我们要专门设置现场总协调员来搞统一的调度工作, 并且按照事先分好的工表去执行具体的任务。
至于活动结束以后的三个工作日之内这个时间段内, 我们必须得完成满意度问卷的这个收集工作, 并且要达到回收率大于等于百分之六十的这个目标值, 紧接着还要撰写总结报告, 里面必须包含数据的统计、影像资料以及存在的问题清单等这些内容以便存档备查, 并且把这些东西作为下一个轮次的策划和迭代改进的重要参考依据。
高频卡点与应对
居民们参与的积极性不高。建议把相关活动安排在日常生活动线中, 例如可以结合早市、广场舞以及物业通知渠道。这样做能够降低参与门槛。可以先设计一些“低门槛加即时反馈”的首批体验环节。在此基础上再逐步深化。
因为志愿者换人太频繁, 所以就弄了个积分办法来管这事儿, 让大家干活能攒分, 攒了分可以去物业那儿抵点钱, 或者去附近的买东西有便宜占, 居委会和那些公司一起商量着搞出个好办法, 让大家愿意一直干下去。
在宣传环节和隐私合规方面, 如果活动影像是要用在公众号上, 或者是给媒体用, 再或者是向政府做汇报材料的话, 必须先取得当事人的书面授权社区公益活动策划，这个步骤是绝对不能省下的, 如果是涉及到未成年人的信息, 还有那些处于弱势群体中的人员的信息, 那必须得让他们的监护人或者是法定代理人来签字确认才行。
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