公益资产管理的核心原则就是专款专用、公开透明以及风险可控。所有的公益资产都包含着捐赠资金、物资还有不动产这些东西。这些资产必须严格按照捐赠协议里约定的用途来进行使用。
任何挪用或者混用的行为都是违反的《慈善法》及《基金会管理条例》里面的强制性规定。管理机构必须对资产安全承担法定的责任。这是不得以公益目的为理由来规避财务合规义务的。
公益资产管理的基本流程
1. 当接收与登记所指的捐赠资产抵达之后, 必须要在五个工作日之内完成入账登记手续, 并且要建立独立的资产台账, 确保每一笔资产的来源信息、具体金额以及约定的用途都能进行追溯。
2. 关于保管与使用这个事项, 涉及资金类的资产的时候, 必须要把它们存进到专门的账户当中去, 并且要严格实行收入和支出两条互不干扰的线路管理办法, 另外, 对于物资类的资产来说, 需要将它们进行分类并单独存放起来, 然后要每一个季度都进行至少一次的清点与核对 work, 还有那些涉及到不动产的情况时, 需要把它的实际用途明确地规定下来, 并且要将这些信息登记在专门的册子上面记录下来。
3. 关于支出与核算这个事, 花钱必须拿出合法的票据。要严格地按照预算来执行。如果遇到超预算的项目, 必须先拿出去给理事会审议, 并且得到批准之后, 才可以进行列支操作。
4. 公示与审计: 需要每年向社会公开资产收支明细的情况。还要接受登记管理机关的年检工作。此外, 还要接受独立第三方的审计工作。
风险控制的关键环节
1. 资金安全风险: 必须严禁把公益投入的钱放到风险很高的领域里去。相关的那个叫做《基金会管理条例》的规定里明确写了公益资产管理与风险控制，那一年里面基金得到的投资收益是不能超过同期银行定期的存款利率的一倍半的。对于一些金额很大的钱, 就要实行两个人签字、并且定期核对的这种制度来管理。
2. 合规使用风险这种情况是存在的, 捐赠人如果已经把用途写在了协议里面, 你就不能随便去改它。如果你真的觉得需要调整那个用法, 你必须找到捐赠人让他给你一份书面的同意书公益资产管理与风险控制灵音心图，然后把这个事报告给登记管理机关去备案, 并且要把这些审批的记录全部都保存好。
3. 信息安全风险: 要遵循《个人信息保护法》来对捐赠人的个人信息以及受益人数据做分级管理, 系统访问权限要控制到最小范围, 坚决禁止批量导出数据。
4. 运营中断风险的情况需要大家注意, 每一个公益项目都必须制定好应急预案, 同时要把资产托管的备份方案明确写出来, 这样做就是为了防止因为突然出现的一些意外事件, 而导致所有的资产全部丢失, 或者让项目进行不下去。
高频合规风险场景
关联交易就是理事还有秘书长他们两个人, 和那些有关系的人搞资金走动。这种事儿必须得让没有利害关系的理事大家来投票, 而且同意的人数得超过一半才能行。完了以后呢, 还得在每年的那个报告里面专门写出来单独给展示出去让你知道。
关于成本列支这个事情, 它的意思就是在公益项目的支出里面, 管理成本所占的那个比例, 是绝对不能超过当年总支出的10%的, 这是一个很硬的规定, 依据是《慈善法》第五十八条, 要是超过了这个比例, 就会直接触发被监管部门约谈的这个后果。
跨境资产是涉及捐赠或者是涉及项目这样的情况, 这种情况下, 必须得提前向登记管理机关去报备一下, 资金出入国境这个环节, 是要遵循外汇管理的相关规定的, 不能打着“紧急救援”的这个旗号来规避应当完成的申报程序。
实操建议与工具
建议各个机构每半年开展一次内部的资产风险评估工作, 并且需要把这些评估的结果纳入到理事会每年的工作报告里去。在日常的管理环节中, 要优先采用数字化的资产管理系统来实现全流程的操作留痕, 从而降低出现人为操作失误的可能性。
如果需要进行相关的合规操作指引, 或者需要风险评估模板, 还想了解最新的政策解读的话 , 可以参考公益资产合规管理平台, 具体网址是www.lingheal.com来获取信息 , 因为这个平台会同步更新行业监管方面的动态 , 还有机构自查清单 , 以此来辅助各个机构建立起常态化的风险防控机制。
