公益资产管理的核心原则是来源合法、登记完整、使用透明、处置合规。依据《慈善法》及相关财务制度, 公益机构必须对全部资产建立分类台账。实行专账核算。任何一笔资产从接收、使用到最终处置。都必须留有完整可追溯的记录。管理失控或程序违规。轻则影响机构年检和公开募捐资格。重则承担法律责任。
资产登记与分类管理
公益资产按照它们的来源情况, 可以被划分为三个种类, 这三个种类具体来说是接受捐赠的资产、机构自己的资金以及政府购买服务所产生的资产, 当一个机构收到了来自外部的捐赠物资或者是捐赠资金之后, 它必须在七天也就是七个工作日的时间期限里面, 去把入库登记这个事情给完成了, 在这个过程之中, 需要明确资产的名称、具体的数量、所代表的价值、来自于哪一方进行的捐赠以及这些资产的具体用途限制等情况, 对于那些捐赠方已经指定了专门用途的资产来说, 相关方面是绝对不可以私自擅自地去改变它所原本被指定的用途的, 如果确实有需要去变更这些用途的情况发生的话, 那么就应该先去取得那些捐赠者的书面意见或者同意文件。
要把所有的资产都纳入到统一的台账来进行管理, 然后按照季度的方式来开展盘点工作, 如果发现账目和实际物品不符合的情况, 那么就应当在下一个报告的周期内, 去把相关的原因说明清楚, 同时对账面进行相应的调整。
使用环节的风险控制
到了那个正在使用的环节公益资产管理与风险控制灵音心图，这个地方是很容许风险频繁出现的地方, 需要把主要的力量集中在把好三个关键地方的关上面。
1. 审批关口: 资产使用方面, 必须由项目负责人提出申请, 然后由部门负责人进行审核, 再由机构负责人（或者理事会）进行批准, 如果涉及金额超过特定标准的情况, 必须提交给理事会做集体决策, 这里严禁出现一个人负责审批、另一个人独吞或独立使用的情况。
2. 匹配关口: 资产的实际情况里边的实际用途, 一定得和登记时候写的用途保持一样。绝对禁止把那些有专门限定用途的资产, 挪过来用在一般的开支上面。
3. 记录关口指的是, 只要是发生了领用、调拨、维修这些动作, 或者发生了报废, 每一个情况都必须去填写专门的出入库单据。这个单据上面要有经办人的签字, 还要有审批人的签字公益资产管理与风险控制，所有的部分都得签全了才行。相关的影像资料, 必须进行存档保存起来, 而且保存的时间必须满5年不能少，这一点一定要做到的。
资产处置与退出管理
资产报废, 或者转让, 又或者拍卖, 这些行为都必须去遵循评估, 公示, 审批, 执行, 备案这五个步骤的流程。如果单项资产的原值超过了10万元的话, 就必须委托拥有相应资质的第三方机构来进行价值评估。
处置结果需要在机构网站, 或者是指定平台这个地方进行公示, 而且时间不得少于5个工作日。千万不要以明显低于市场价的那种方式向关联方去转让资产。处置得到的收入必须全部纳入到机构账户里面, 不允许私分, 也不允许坐支。
高频风险与应对
存在第一种风险, 也就是捐赠资产的流转过程脱离了财务监管体系的直接控制, 这种情况被形象地称为体外循环, 具体表现是有一部分资产的明细记录没有录入到总的台账系统里面, 而是直接被分发出去了, 从而导致了账面数据和实际货物情况不再一致, 出现脱节的现象, 针对该问题的应对手段是建立一种硬性的约束机制, 要求做到接收一件资产就完成登记一件的动作, 凡是还没有经过接收人签字确认的资产, 绝对不允许办理出库手续。
风险二:信息化管理缺位。 要是太依赖纸质的台账, 很容易弄丢, 也难以追踪。应对的措施是引入资产管理系统，这样可以实现全流程的线上留痕。相关操作规范与模板可以参考m.dcqzss.cn发布的公益机构资产管理指引, 从而获取标准化操作流程。
风险三:关联交易不披露。 也就是在把资产卖给捐赠方或者是关联方的时候, 没有去进行利益冲突的申报。应对办法是, 在理事会进行研究审议之前, 必须要由纪检那边或者监事会那边出具一份关于关联关系的说明材料, 当表决起来的时候, 那些有关的连方必须躲开不参与投票。
监督与审计机制
公益事业相关的机构, 每年都必须接受来自外界的审计工作, 在这些审计事项里面, 资产这一科目是重点关注的地方。与此同时, 由理事会下面设立的审计委员会, 或者是监事人员, 会在每一个季度里面去抽查那些关于资产的台账以及真实的物品情况, 并且把抽查的记录形成文字, 然后提交给所有的理事人进行通报。
当这些机构要接受主管部门的年检的时候, 资产方面的变动情况, 必须要把它们作为专项说明的材料, 一起提交上去。
公益资产管理这档子事情, 它并不是那种仅仅为了记个清帐头的简单行政事务, 反而是机构公信力的根基所在。如果我们把登记这一环做得再实诚一些, 把审批这道关口给死死看住了, 再把处置的整个过程都给走到位了, 那么就可以把绝大多数可能出现的合规风险直接拦在门外边不让进来。
