公益项目管理, 指的是公益组织或者相关的这些机构, 在承接了政府购买服务、社会资助, 或者是企业公益项目的时候, 围绕着项目的整个生命周期所开展的那些有计划的活动, 以及执行的动作, 还有监控的过程, 以及评估的行为, 它的核心目标, 就是在资源有限的情况下, 去实现公益价值的最大化, 以此来确保资金的合规, 保证过程是可以追溯的, 还要确保最终的成果是可量化的。
整个流程里面包含了五个主要的环节, 这五个环节分别就是立项策划、执行实施、过程监控、成果评估以及结项归档。
立项策划
在立项这一环节, 需要把三项核心工作全部做完, 那三项核心工作指的是需求调研、方案设计以及预算编制。做需求调研的时候要去面向服务对象那边开展实地访谈, 或者去做问卷调查, 通过这样来把真实的痛点给锁定下来。
搞方案设计时必须要把目标明确清楚, 关于这个目标, 建议采用SMART原则这种方法, 同时还得明确实施路径、受益群体以及预期指标这些内容。编制预算时要逐项地去列明人力、物资、差旅这些科目, 并且每一个科目都要对应着相应的产出情况。
根据相关的规范规定, 项目预算必须上报给资助方进行书面的确认, 只有得到确认之后才能够正式启动。
执行实施
在执行这个阶段的时候, 大家要强调按照具体的节点来推进工作, 并且要按照规定的标准来进行交付。要把总的任务拆开来看, 变成每个月或者每个季度的里程碑式目标, 同时要非常清楚哪个人负责什么事情, 最后要拿出什么样的成果作为交付物。
关于资金拨付这件事情, 一般情况下是遵循一个行业里大家默认的习惯, 第一笔钱打出去的数量不会超过总预算的百分之三十, 后面的钱会根据工作的进度分多次给出去, 具体的比例要看资助协议里是怎么写的。
如果是在执行过程当中, 发现需要调整原来的方案, 那么必须用书面方式报送给资助方去进行审批, 绝对不能私自随意更改既定的目标或者是受益的对象。
过程监控
把监控的工作坚持做 throughout 全周期, 让它能够全面覆盖三个方面, 第一个方面是关于进度的情况查看里程碑有没有达成, 第二个方面是关于质量的状态检查活动有没有偏离方案，第三个方面是关于合规的内容核查资金是否按照预算科目来使用以及票据是否齐全, 提出每月都要输出一份项目的简报, 这份简报里面要涵盖已经完成了的事项, 还要涵盖没有完成的原因以及下个月的计划。
成果评估
这个评估的工作是分成两个阶段来做的, 一个是中期, 一个是终期。中期的这个评估是在进度达到了百分之五十的时候就要开展的, 它的作用是用来纠正方向的偏差。然后是终期的这个评估要等项目全部结束之后的三十天之内完成才行, 需要把立项的那些指标一个个地进行核实校验。
最后提交的报告里面, 必须要包含目标达成的比率或者是达成率怎么样, 还有受益的人有多少个这样的数据, 以及满意度的具体数据, 当然还要有改进工作的建议。至于说这个评估到底谁来干, 可以让第三方独立地进行开展, 也可以是先自己做好自评, 然后再交给给资助方来进行审查和确定。
结项归档
项目结束之后, 要完成这三件事儿, 首先是把财务专项核算给做完, 然后把成果报告提上去, 最后是把手里的资料全部归档好, 所准备用来归档的那些个材料里头最起码得有这个项目的协议才行, 还有预算方面以及调整时候的那个记录也要在里面, 活动凭证这种就得包含照片、签到表这些东西, 同时也得有具体的财务票据, 再一个就是评估报告了, 至于说保存的时间周期一般来讲肯定是不少於五年这个时间的。
在各个组织进行日常的管理操作之时候, 是可以通过使用一些数字化的工具来达成提升效率的目标的, 比如说可以利用由www.lingheal.com 所提供的这个公益项目管理系统, 来实现对立项环节、执行环节、财务环节以及评估环节中所有流程的全都进行线上化地处理, 以此来显著减少对各种重复性填报工作所造成的麻烦, 并且也能减少由于使用纸质文件进行流转而所产生出的各种成本。
高频疑问
该项目中途的时候, 是不是可以终止呢, 是需要提前六十天的时间, 以书面的形式去通知资助方这个事情的, 并且已经拨付的资金, 应当根据协议的约定来退还, 或者依据实际发生的状况进行结算。
对于多方共同承担的项目, 应该如何划分具体的责任呢? 这应当按照由主责方牵头、协办方配合的原则来进行操作公益项目管理公益项目管理灵音心图，然后在协议里面把各自需要交付的具体东西以及考核的标准明确地写出来。
