慈善晚宴的核心逻辑是这样的, 也就是通过使用一场规格非常高的社交体验, 去撬动最大化的公益筹款效果以及社会影响力。
策划的关键在于五个环节, 这几个环节是环环相扣的, 第一个环节是主题定调, 第二个环节是嘉宾管理, 第三个环节是筹款设计, 第四个环节是现场执行, 第五个环节是后续传播。下面的7个步骤可以直接作为执行清单来使用。
定主题与调性
首先要做的事情, 就是明确这场晚宴具体要用来解决哪一个公益方面出现的问题, 比如说像乡村教育、大病救助或者是环境保护这样的一些情况, 然后把这些内容提炼成一句核心的宣传口号。
这个主题会直接决定了视觉风格到底是怎么样的, 餐饮的规格会有多高, 还有音乐的调性会是怎样的, 所以必须确保它和受邀嘉宾所在的圈子层次是完全匹配的。建议要把时间提前十二周直到十四周的时候, 就确定好主题这件事, 这样做是为了避免在后续的设计过程中出现反复修改的情况。
预算与场地
我们要先去倒推一下总预算是多少, 具体的做法就是拿单个人的平均成本乘以那个预计出席的人数, 根据相关的行业经验, 这种慈善晚宴里的单人均花费, 通常是需要拿捏在八百元到三千元这个区间里面的, 而在去现场考察场地方面的时候, 优先要去注意和考察四个方面的内容, 第一是要看这个地方实际上到底能够容纳多少个人, 第二是要看停车是不是方便, 第三是要问清楚主办方是不是需要自带灯光设备以及音响设备, 第四是要确定这个地方能不能支持媒体朋友在这里进行同期的拍摄工作, 最后就是在双方签署合同的时候一定要明确约定好超时需要支付的费用以及取消预订的相关条款。
嘉宾邀请与座位编排
这个邀请工作将会分三个阶段来开展, 第一个阶段要在八周之前锁定核心的捐赠者以及合作机构的负责人, 第二个阶段要在四周之前将范围扩展至企业的中层人员与媒体朋友, 第三个阶段要在这一周之前通过电话的方式来确认出席的情况, 关于座位的分配原则是这样的, 捐赠层级相近的人会被安排坐在同一张桌子上, 在每一张桌子之上都要设定一名作为引导的人专门负责带动现场互动的氛围, 以此避免各位嘉宾出现被冷落或者落单的情形。
筹款机制设计
不能只依靠在台上喊价这种行为, 建议把四种形式组合起来一起使用。这四种形式分别是: 对拍品进行拍卖, 这种做法需要提前8周就开始征集并标注好来源；设置扫码捐赠墙；采用桌牌与环节冠名赞助的方式；以及在现场签署承诺捐赠意向函。
需要为每一个渠道设定目标占比, 例如拍卖占40%、赞助占35%, 散捐占25%。这样做可以方便人员在现场进行动态调度和安排。
现场流程编排
标准的时长被严格地控制在九十到一百二十分钟这个范围之内。具体的流程安排是, 先进行开场致辞, 耗时十分钟。接着播放主题短片, 用时五分钟。然后上第一道菜, 这个过程花费二十分钟。随后进入拍卖环节, 这部分占据了三十分钟的时间。紧接着提供第二道菜, 用时二十分钟。
由受助方代表进行发言, 持续十分钟。最后完成致谢和合影环节, 这一部分需要十五分钟。对于每一个环节, 都需要清楚地标注好主持人使用的提示词是什么, 以及灯光切换的具体时间点在哪里。所有的这些内容,应当在活动开始的前一天慈善晚宴活动策划思路, 就全部做完全流程的彩排工作。
传播与后续跟进
在活动开展之前的3天这个时间点, 要去发布那种起到预热作用的海报。然后到了活动举办的当天这一天里, 要安排2至3名摄影记者负责现场跟拍拍摄的工作, 必须在完成拍摄后的24小时之内, 把经过精心修图处理好的图片制作出来, 以便于用来分布在各种社交媒体平台上面去。
同时需要在活动结束后的72小时之内, 把这次捐赠的总金额情况以及受助项目的相关说明公之于众。另外, 针对所有参加这次活动的来宾嘉宾们, 要在之后的48小时之内, 一一送去感谢信函以及他们捐款的凭证凭据, 以此来维持好和这些嘉宾之间持续升温的关系热度。
复盘与数据沉淀
在活动结束之后的1周之内把复盘的工作做完, 那些核心的考核指标呢, 主要有实际筹款的数额还有跟目标相比的达成率、嘉宾出场的比例、每一项拍卖品的溢价程度以及社交媒体上总的曝光数量, 把这些都整理好, 形成一份标准化的操作流程文档并且归档保存起来,这样到下一届举办活动的时候就直接拿来用就可以了慈善晚宴活动策划思路,能够把准备工作的时间大概缩短百分之三十的样子。
上述的这七个步骤灵音心图, 覆盖了从开始立项到最终归档这一整个过程的完整闭环, 大家只要按照既定的顺序依次执行, 就可以确保方案得以顺利落地。
