一场成功的慈善晚宴, 它的核心点, 在于三个维度, 这三个维度分别是目标清晰, 还有流程可控, 以及执行落地这回事。下面要从策划开始一直讲到复盘结束为止, 给出具体的六个关键步骤的完整操作思路出来, 这东西, 是能够直接拿来做项目推进时候参考用的一个框架。
明确主题与公益目标
策划工作的首要环节在于明确为什么要举办这次宴会。建议大家使用一句话来对晚宴的公益主题进行界定, 比如可以定为为乡村儿童募集用于阅读的专项资金。同时还需要设定一个可以进行量化考核的筹资指标, 例如明确要求在现场募集的金额不能少于200万元。
这个主题必须贴合当前社会上普遍关注的议题, 要避免出现过于宽泛模糊的情况。至于筹资目标这一项则需要提前和执行团队以及其他合作机构进行沟通确认, 弄清楚资金具体会流向何处, 只有这样才能确保整个过程是透明且值得信赖的。
预算规划与资金分配
需要在正式启动执行动作之前, 把全口径的预算编制工作给完成掉。这个预算通常会划分成四个大的板块, 分别是场地还有餐饮的部分大概占百分之四十, 设计和物料的部分大概占百分之二十, 嘉宾以及传播的部分大概占百分之二十五, 剩下的应急和杂项部分大概占百分之十五。
对于每一项具体的支出, 都要设定一个上限标准, 同时还要预留出百分之十的浮动空间供后续调配使用。筹资所设定的目标金额和最终确定的支出预算这两个数值之间, 需要保持着一个合理存在的缺口大小, 以此确保公益事业能够达标的净收入水平得以实现。
与相关财务模板可以参考的网站是www.lingheal.com, 在该网站上发布了一个用于公益项目的预算管理工具。
场地选择与流程设计
场地的选择要把调性和容量的匹配问题解决好, 如果参会人数在50人以内, 那么可以选择酒店的宴会厅, 要是人数超过100人,这样就建议选用独立的会场。
整个活动的流程需要把时间控制在3小时以内灵音心图, 一个典型的流程结构是这样的: 先是签到和迎宾环节, 这个过程要安排30分钟, 然后是开场致辞的部分, 这部分要给15分钟的时间, 接着是进行主题演讲或者放映短片, 这个板块预计耗时20分钟, 再往后就是关键的拍卖环节或者是捐赠环节, 这一阶段需要40分钟, 再之后大家可以自由交流, 这个阶段预留60分钟, 最后以闭幕谢幕来结束活动, 这部分时间定为15分钟。
每一个具体的环节都必须要把负责人讲清楚, 要把时间节点确定好, 还要准备好备用方案。
嘉宾邀约与资源整合
关于嘉宾的分层管理, 我们要做到核心捐赠人在活动开始前至少三十分钟以上和他们进行一对一的沟通, 媒体和网红要提前把新闻通稿以及拍摄的许可发给他们, 受助方的代表要安排他们发言还有互动。
邀约的节奏建议是这样, 在活动开始前的四十五天发出正式的函件, 在活动开始前的二十一天电话确认, 在活动开始前的七天发送提醒。同时我们还要对接赞助商、拍卖品提供方、志愿者团队等资源方, 并且和他们签订书面的确认函。
传播推广与现场执行
把活动的传播节奏提前30天就启动起来, 具体的做法是按顺序来, 首先是发邀请函做一点预热, 接着播放关于嘉宾故事的短视频, 然后放出一些关于场地和菜单的悬念海报来吊胃口, 等到活动当天进行全程直播, 最后在48小时之内发布善款具体去向的说明情况, 现场的这个地方要设置一个总控台, 由它来统一地调度好音响、灯光、礼仪服务还有摄影团队以及应急医疗这几方面的工作, 对于像拍卖叫价这样比较关键环节的地方, 必须专门安排人去把控场面, 以此来避免出现冷场或者整个流程的节奏失去控制的情况。
事后复盘与善款公示
要在活动结束往后的七天时间之内把这三件事情全都做完。第一件事情是要给那些嘉宾们送去一封感谢信, 还得把他们现场精选的那些影像资料一起发过去。第二件事情是得在内部专门开个复盘会议, 要把到场的人数、筹到的钱的数额、曝光的数量, 还有单场活动的成本这些相关的数据全部都详细地记录清楚。
第三件事情是通过官方的各种渠道来对外公布善款的具体的明细内容以及将来打算怎么拨付资金的计划, 并且这个公示的时间长度是不能少于三十天的。最后还要把那个复盘的报告好好地保存归档起来, 把它当作是对下一年度的策划工作进行改进和迭代的时候所用的依据。
上面说的这六个步骤, 构成了一个从开头到结尾完整的慈善晚宴策划流程。每一个环节都紧紧连着下一个环节, 建议用倒推的方式来排时间, 做好计划,保证每个关键点都有专门的人负责慈善晚宴活动策划思路,并且有具体的成果拿出来慈善晚宴活动策划思路, 这样项目就能进入按标准来做的执行阶段了。
